Každý, koho firma vysílá na služební cestu, musí dle zákona o účetnictví a dalších zákonů dostat proplacené všechny výdaje, které v souvislosti se služební cestou vznikly. Nejedná se jen o větší částky, které jsou zcela logické, jako například cenu za ubytování či dopravu. Musí být proplaceny i drobné výdaje, jako například parkovné či lístek na MHD.

Účetnictví

V jistých případech, vyhovuje-li to firmě i zaměstnanci, je možné využít při služebních cestách i vlastní osobní vůz zaměstnance. Zákon o účetnictví přesně určuje, jakým způsobem se náhrady zaměstnanci vypočítají v tomto případě. Jde nejen o spotřebu pohonných hmot, ale i o amortizaci.

Vlastní vůz

Do účetnictví musí být i náklady spojené se služební cestou zaměstnance jeho vlastním vozem přesně zaneseny. Jedná se jak o náklady na pohonné hmoty, jejichž výše náhrady je stanovena průměrnou spotřebou, tak o amortizaci, která se vypočítá pomocí jednoduchého vzorce.